Social Learning : Connaissez-vous vos experts ?

Petite question: Est-il facile de trouver dans votre entreprise un employé ayant une compétence spécifique ? Autrement dit, est-il plus facile ou plus compliqué de vous mettre en relation de façon efficace et effective avec un expert au sein votre entreprise (que vous ne connaissiez pas) que de retrouver une vieille connaissance du lycée sur Facebook ou autre réseau social ?

Votre entreprise possède-t-elle un répertoire d’experts ?

Pour un nombre surprenant d’entreprises, la réponse est non. Selon notre dernier « Corporate Learning Factbook » seul 24% des entreprises aux Etats-Unis utilisent un répertoire d’experts, quel qu’il soit.

Pourquoi est-ce surprenant?

Et bien, nous parlons de Social Learning depuis un certain temps maintenant (et il existe un certain nombre d’exemples aboutis) et nous commençons par conséquent à avoir une bonne idée de ce qui fonctionne dans ce domaine. Grâce à nos recherches auprès de nombreuses entreprises, à divers stades de mise en œuvre des principes du Social Learning, nous sommes arrivés à la conclusion que lorsqu’il est intentionnellement implémenté, le social learning prend l’une des cinq formes suivantes :

1. Introduction d’activités sociales dans ou à la périphérie de programmes classiques.
2. Coaching, mentorat et programmes d'apprentissage.
3. Répertoires d’experts.
4. Des communautés de pratique.
5. Environnements favorisant le Social Learning.

(Remarque : les frontières entre ces catégories ne sont pas fermées. De nombreux exemples d’initiatives peuvent inclure une ou plusieurs de ces catégories)

• Beaucoup (pour ne pas dire toutes les entreprises) ont davantage développé la première catégorie. Tout bon formateur sait qu’encourager les interactions sociales avant, pendant et après une session est un élément essentiel de la réussite.
• Nous savons aussi que de nombreuses entreprises sont expérimentées dans la deuxième catégorie. Da manière moins classique, le coaching, le mentorat et l’apprentissage ont toujours été les méthodes de formation les plus utilisées. En outre, les programmes de coaching et de mentorat classiques sont désormais devenus monnaie courante.
• En ce qui concerne la quatrième catégorie, les communautés de pratique, du moins le concept, existent depuis plus de dix ans dans les entreprises. Bien qu’elles soient généralement peu utilisées, les communautés de pratique sont à l'origine de nombreuses réussites au sein d'organisations qui les ont placées au cœur de leurs stratégies d'apprentissage.
• Bien sûr, la cinquième catégorie, le Social Learning (ou environnement d’apprentissage continu) est celle qui a récemment davantage attiré l’attention. Il s’agit de l’incarnation moderne du « Learning portal » (portail d’apprentissage) ; ces environnements reproduisent les univers YouTube ou Facebook à l’intérieur d’un pare-feu, afin de faciliter l’apprentissage et le partage de connaissances. Nous pouvons  citer plusieurs entreprises qui ont terminé avec succès la phase expérimentale de cette catégorie, mais ils n'en demeurent pas moins des pionniers en la matière. De nombreuses entreprises classiques se montrent très intéressées par la création de ce type d’environnements mais ne savent pas par où commencer.

Reste donc enfin la troisième catégorie, le répertoire d’experts. Bien que le concept en soit simple, nous savons que ces outils peuvent être extrêmement efficaces. Pourtant, malgré sa valeur et son potentiel, ce concept n’attire que très peu d’attention en comparaison à l’intérêt considérable que suscite l’environnement du Social Learning. De fait, beaucoup de structures de formation semblent accorder bien moins de crédit à cette catégorie qu’à toutes les autres formes de Social Learning.

Pourquoi ? Bonne question.

Nous menons encore des recherches très poussées à ce sujet. Je serais très curieux de connaître votre point de vue en tant qu’entreprise. Jusqu’à présent, nous avons entendu des objections telles que :

• C’est le département informatique qui détient le répertoire de la société, nous ne savons pas comment y accéder.
• De plus, les données répertoriées dans le répertoire sont souvent fausses.
• En outre, les données répertoriées dans le répertoire se référent davantage aux systèmes et autorisations qu’aux personnes.
• Nous ne sommes pas convaincus que le portail  ou l’intranet de l’entreprise (Microsoft SharePoint par exemple) soit le meilleur endroit pour stocker un tel répertoire. Ou peut-être devrait-il se trouver dans le système de gestion des compétences, le système de gestion de l’apprentissage ou encore le (insérer un autre système d’entreprise ici) ?
• Nous ne savons pas vraiment lequel de ces systèmes est la meilleure source d’information pour un tel répertoire? Ou devrait-on choisir plusieurs d’entre eux ?
• Nous ne savons pas quelle serait la meilleure façon de procéder pour connecter les sources de données entre elles. Ou de comment en assurer la gestion au fil du temps.
• Nous ne savons pas comment gérer le processus de choix et de gestion des experts et de leurs domaines d’expertise.
• Nous ne savons pas comment gérer la charge de travail que représente la demande des experts.
• Nous ne savons pas comment cette initiative va interagir avec nos programmes classiques de coaching et mentorat.
• Nous ne sommes pas convaincus  que la mise en place d’une telle mesure relève de la responsabilité du service formation, car il n’y a pas de contenu d’apprentissage

L’une de ces objections vous est-elle familière ? En avons-nous oublié une ?

Les défis liés à la création d’un profil pour vos employés sont énormes, à la hauteur de la valeur potentiellement apportée à l’entreprise, si vous parvenez à trouver un moyen d’exploiter cette mine d’informations. Depuis la création de systèmes conçus pour les employés, les problèmes relatifs à l’intégration de systèmes et à l’alliance avec les technologies d’information ont toujours entravé le service formation ainsi que les ressources humaines. Ainsi, une grande partie de la liste ci-dessus est parfaitement prévisible. Pourtant, nous pensons que le retour sur investissement potentiel d’un répertoire d’experts fonctionnel vaut plus que largement les efforts que cela coûterait de résoudre ces questions.

Certains des meilleurs exemples existants de répertoires d’experts sont en fait les plus simples. Dans ceux-ci, l’entreprise ne tente pas du tout de remplacer le répertoire de l’entreprise, mais tente plutôt de mettre en place un répertoire simple comprenant uniquement les domaines d'expertise de chacun, dans un système tel que le LMS sur lequel le service formation a plus de contrôle direct.

Bien sûr, si vous voulez voir les choses en grand, il existe des fournisseurs leader de leur domaine, spécialisé dans la recherche et la concordance des expertises. Des entreprises telles que Newsgator peuvent gérer le processus de mise en relation à des experts, tout en équilibrant la charge de travail, afin qu’aucun expert ne se retrouve surchargé.

En ce qui concerne le dernier point sur la liste, les services doivent comprendre que les relations avec leurs partenaires sont en évolution. C’est très important. Ils ne peuvent plus se contenter d’être une source de contenus privilégiés concernant les entreprises et espérer rester pertinents. Les départements Formation doivent plutôt devenir des référents incontournables de l’apprentissage, de la mise en relation des personnes entre elles et aux autres sources d’apprentissage, où qu’elles soient, sans se contenter de leur fournir des opportunités d’apprentissage classiques. Par conséquent, que le répertoire d’entreprise inclue ou non du « contenu d’apprentissage », il existe peu d’initiatives uniques offrant un potentiel de transfert de connaissances aussi puissant qu’un tel outil. En d’autres termes, il y a peu d’initiatives d’apprentissage de cette qualité qu’une entreprise devrait entreprendre.

Alors pour ceux d’entre vous qui n’utilisent aucun outil de recherche d’experts, avons-nous réussi à vous motiver ? Venez nous en parler. Nous serions ravis de découvrir vos projets (ou même vos rêves) dans ce domaines.

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